Verklaring betreffende de gegevensbescherming door Acurity NV.

Acurity NV, die gevestigd is op de Visseringweg 23 te 1112 AS Diemen, Nederland, RPR Rotterdam 24367279, hecht veel belang aan de waarde van persoonlijke gegevens en het recht op bescherming van de persoonsgegevens van haar contacten en wil dan ook in deze verklaring op een heldere en transparante wijze aangeven hoe wordt omgegaan met die persoonsgegevens.

Deze Verklaring betreffende de gegevensbescherming is van toepassing op alle persoonsgegevens van:

  • potentiële en bestaande klanten;
  • alle commerciële relaties tussen Acurity en haar business partners;
  • bezoekers van de Acurity websites;
  • iedereen die in contact treedt met Acurity en informatie aanvraagt en
  • contacten via de sociale media (facebook en LinkedIn).

Deze verklaring betreffende gegevensbescherming bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Acurity verzamelt, alsook over de wijze waarop deze worden gebruikt en verwerkt.

Acurity NV doet er alles aan om de bescherming van de persoonsgegevens te waarborgen en betracht daarom de groots mogelijke zorgvuldigheid in het behandelen, geheim houden en beschermen van persoonlijke gegevens. Zij houdt zich in alle gevallen bij de verwerking van data aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder

1. De Wet bescherming persoonsgegevens van 2001,
2. de AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook gekend als de GDPR (General Data Protection Regulation, Europese verordening 2016/679 van 2 april 2016),
3. het Wetsvoorstel Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) van 13-12-2017, en
4. de Wet Meldplicht Datalekken van 1 januari 2016.

Acurity NV|SA zal, wanneer contactpersonen gebruik maken van haar diensten,

  • alle ter beschikking gestelde persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals verder beschreven in deze Verklaring betreffende gegevensbescherming;
  • de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt (mocht een verdere verwerking buiten wettelijke verplichtingen nodig zijn, zal een uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden);
  • vragen voor de uitdrukkelijke toestemming als deze nodig is voor de verwerking van de persoonsgegevens (opt-In);
  • de passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden, noch ze doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • de verstrekker van de persoonsgegevens wijzen op zijn/haar rechten omtrent de persoonsgegevens en deze respecteren;
  • alle wijzigingen die de verstrekker van de persoonsgegevens opgeeft binnen een normale tijdsverloop verwerken zodat de gegevensbestanden in de mate van het mogelijke adequaat, accuraat, juist, relevant en up-to-date zijn.

Indien U vragen heeft of contact wenst op te nemen rond deze Verklaring betreffende gegevensbescherming van Acurity, kan dit via de onderstaande contactgegevens:

Acurity NV
Visseringweg 23
11120 AS Diemen
info@acurity.nl
+31 (0)20 3 988 937

Gebruik van persoonsgegevens
Acurity NV kan één of meerdere van de volgende persoonsgegevens verzamelen, opslagen en verwerken:

  • identiteitsgegevens:
    • naam, voornaam, woonadres, land
    • telefoonnummer (vast en/of gsm), e-mail adres, IP-adres
    • taalcode,
  • identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid : identiteitskaartnummer, rijksregisternummer, nummerplaat van de auto, …
  • financiële gegevens
  • communicatievoorkeuren
  • alle persoonsgegevens vervat in het vrije veld van het contactformulier
  • alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan Acurity (bijv. tijdens correspondentie of op een evenement/beurs) …

Acurity verzamelt ook automatische (pseudo)anonieme informatie betreffende het gebruik van de websites. Op beperkte schaal worden hiervoor ‘cookies’ gebruikt. Deze worden niet gebruikt om persoonlijke gegevens te verzamelen of om personen te identificeren, maar zodoende kan Acurity statistieken opmaken betreffende het gebruik van de websites. Hiervoor worden de IP-adressen gemaskeerd, werd een verwerkingsovereenkomst getekend met Google en worden er geen data doorgestuurd voor aanvullende Google-diensten.

Persoonsgegevens die door klanten welke een CCTV of PCT installatie hebben en die worden opgeslagen op lokale servers, waartoe Acurity toegang zou hebben voor een dienstverlening op afstand, worden door Acurity zelf niet verwerkt, noch opgeslagen, noch geconsulteerd of op welke wijze dan ook verzameld.

Acurity zal nooit ‘bijzondere gegevens’ verzamelen. Voor een definitie hiervan kan u de website van Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.

De persoonsgegevens worden door Acurity NV verzameld bij of in het kader van:

  • het bezoek van een verkoop verantwoordelijke
  • het bezoek van de websites
  • een samenwerking met Acurity
  • correspondentie met en uitgaande van Acurity
  • het aanmaken van een klantendossier
  • het opvragen van een offerte of informatie
  • het inschrijven op een nieuwsbrief
  • het aanvragen van marketing informatie of
  • het deelnemen aan evenementen, beurzen, …

Acurity verwerkt deze gegevens voor volgende mogelijke doeleinden en rechtsgronden:

  • uitvoering en afwikkeling van een overeenkomst;
  • verwerking op grond van het gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegeven kunnen worden uitgewisseld tussen de verschillende vestigingen van Acurity in België, Nederland en Frankrijk.

De gegevens die aan Acurity NV worden verstrekt, worden niet aan derde partijen doorgegeven, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden of Acurity hiertoe op grond van een wettelijke plicht gehouden is.

Persoonsgegevens kunnen door Acurity NV worden doorgegeven aan landen buiten de EU/EER : Verenigde Staten, Chili, Taiwan en Singapore. In deze landen zijn datacenters van Google gevestigd waar IP-adressen worden verwerkt bij het bezoeken van de website van Acurity NV. Ten aanzien van de doorgifte van de persoonsgegevens naar deze landen werd de volgende waarborg getroffen: de organisatie in het derde land waaraan de persoonsgegevens worden doorgegeven is aangesloten bij het Privacy Shield.

Meer informatie over deze door Acurity NV getroffen waarborgen, of een kopie van de maatregelen kan door betrokkene verkregen worden door schriftelijk contact op te nemen met Acurity NV.

Zo maakt Acurity NV gebruik van derde partijen voor onder meer

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting) en de IT-infrastructuur
  • de verwerking van betalingen
  • het verzenden van leveringen door transporteurs
  • een mogelijke installatie van producten door onderaannemers ter plaatse
  • het opvragen van statistische studies over het webverkeer
  • track & trace doeleinden voor de voertuigen
  • het op afstand beheren van de geïnstalleerde systemen bij klanten
  • de sociaal secretariaat verwerking van HR activiteiten ……

Persoonsgegevens kunnen dus mogelijks doorgegeven worden aan payment providers, softwareleveranciers, cloud partners, transport partners, datacenters, onderaannemers, dienstverleners en financiële instellingen. Met deze partijen worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen.

In alle overige gevallen kan Acurity NV slechts persoonsgegevens delen (verkopen, verhuren of doorgeven) met derden indien hiervoor een uitdrukkelijke schriftelijke toestemming wordt gegeven en wanneer met de betreffende partij een dataverwerking overeenkomst werd afgesloten (bijv. als referentie). Deze toestemming kan ten allen tijde worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over Acurity meer ontvangen, dan kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven” zoals voorzien is onderaan elke e-mail van Acurity.

Bewaartermijn
Acurity NV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Persoonsgegevens gerelateerd aan Google Analytics data zullen door Acurity NV worden bewaard voor een duur van 50 maanden.

Ingevolge de fiscale wetgeving is Acurity NV verplicht om gegevens gerelateerd aan verkoopovereenkomsten gedurende 7 jaren te bewaren.

Gegevens die zijn verkregen met betrekking tot een bepaald klantaccount, blijven bewaard zolang de klantrelatie voortduurt. Na beëindiging van de klantrelatie worden de gegevens uiterlijk 24 maanden na beëindiging verwijderd. Gegevens die niet vallen onder de fiscale bewaarplicht of behoren tot een specifieke klantaccount, worden uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst verwijderd of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.

Met betrekking tot de te bewaren cookiegegevens wordt onderaan dit bestand aangegeven welke cookies worden verwerkt en binnen welke termijn deze worden verwijderd.

Cookie statement
Bij elk bezoek op een Acurity website worden cookies opgeslagen. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken.

Volgens de wet mag Acurity NV deze cookies op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies heeft Acurity NV|SA een toestemming nodig.

De Acurity websites maken gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op de pagina’s worden weergegeven.

Met betrekking tot de te bewaren cookiegegevens wordt op de website precies aangegeven welke cookies worden verwerkt en binnen welke termijn deze worden verwijderd.

Uw toestemming wordt specifiek gevraagd en geldt telkens voor een van de volgende gebieden : www.acurity.be – www.acurity.nl – www.acurity.fr

U kan bij ieder bezoek aan een website uw toestemming betreffende het gebruik van cookies herbekijken en herdefiniëren.

De concrete inhoud van de cookiestatement, inclusief de bewaartermijnen van de specifieke cookies, kan U raadplegen op de betreffende websites.

Beveiliging van de gegevens
Acurity NV treft de nodige beveiligingsmaatregelen om misbruik of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. De passende en redelijke fysieke, technische en organisatorische maatregelen werden genomen om persoonsgegevens tegen onrechtmatige verwerking (ongeoorloofde of onrechtmatige toegang, verlies, misbruik of wijziging) te beschermen, zoals:

  • alle personen die namens Acurity NV kennis kunnen nemen van gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • op alle systemen wordt een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid gehanteerd;
  • er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • de medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

De genomen maatregelen worden op regelmatige basis geëvalueerd.

Rechten omtrent de gegevens
Ieder heeft het recht op inzage, correctie, vervolledigen, updaten en verwijdering (right-to-be-forgotten) van de eigen persoonsgegevens welke Acurity ontvangen heeft, en kan hiervoor contact opnemen via de hier opgegeven weg.

Daarnaast kunt u gegevens die u via de website van Acurity heeft opgegeven inzien, downloaden en verwijderen via de Privacy tools door uw e-mailadres op te geven.

‘Verwijderen uit de bestanden’ houdt in dat Acurity de persoonlijke gegevens volledig zal anomiseren zodat ze niet meer kunnen worden verbonden aan één persoon of individu, maar dat aan statistische opdrachten nog kan worden voldaan. Wanneer Acurity op basis van haar wettelijke plicht gehouden is om de gegevens gedurende een bepaalde termijn te bewaren (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht van 7 jaren) zal Acurity slechts die gegevens verwijderen uit haar systemen die niet onder deze bewaarplicht vallen.

Tevens kan bezwaar worden gemaakt tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door Acurity of door een van de verwerkers (recht op beperking).

Ieder heeft ook het recht op overdraagbaarheid van de gegevens : het recht om de verschafte gegevens door Acurity NV over te laten dragen aan hem/haar of in opdracht direct aan een andere partij.

Verzoeken of vragen rondom deze rechten kunnen worden gesteld en doorgegeven op het eerder vermelde adres. Acurity NV verbindt zich ertoe kosteloos en binnen de 30 dagen te reageren op dergelijke vragen.

Vóór gehoor zal worden gegeven aan dergelijke verzoeken, zal, om elk misbruik te voorkomen, aan de opdrachtgever ervan gevraagd worden om zich op gepaste wijze te legitimeren.

Klachten
Indien er klachten zijn betreffende de verwerking van de persoonsgegevens dient hierover direct contact met Acurity NV|SA opgenomen te worden.

Ieder heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacy bescherming.

Wijziging van de Verklaring betreffende gegevensbescherming
Acurity NV behoudt zich het recht toe om de Verklaring betreffende gegevens-bescherming te wijzigen indien dat nodig is. Van deze wijziging zal een aankondiging gebeuren op de websites.

Oudere versies van de Verklaring betreffende gegevensbescherming zullen in het archief worden opgeslagen en zijn raadpleegbaar na aanvraag per e-mail.

Dit is de herwerkte versie van 19 juni 2018.